Floor de Vroome en Pauline Koop zijn beiden werkzaam bij Pleyade, die zowel aan huis als op vijftien locaties zorg en ondersteuning biedt. Het is een groot genoegen dat Pleyade sinds enkele jaren board portal Fidici als uitvalsbasis heeft voor alle documentatie en communicatie richting de leden van de Raad van Toezicht. Hoe Fidici de werkzaamheden van bestuurder Floor de Vroome en bestuurssecretaris Pauline Koop heeft beïnvloed, waarom de stichting iBabs heeft verruild voor Fidici en hoe zij de toekomst van de board portal zien, dat leest u hieronder.  

Floor: Ook voordat we Fidici als basis hadden bij Pleyade was het verloop van de vergaderingen prima. Er miste alleen een belangrijk overzicht van de geschiedenis en link met voor ons relevante wetgeving. Dit was merkbaar doordat we met regelmaat tijdens vergaderingen vastliepen in details. Ik dacht: hoe mooi zou het zijn als er een systeem komt dat organisaties hierin ondersteunt en de Raad van Toezicht slagvaardiger maakt? Voor mij was dit de aanleiding om te helpen bij de ontwikkeling van Fidici.

Pauline: Vanaf het moment dat ik startte als bestuurssecretaris bij Pleyade heb ik gewerkt met Fidici. De oude situatie is voor mij onbekend, waardoor ik een ander vertrekpunt heb dan de medewerkers die ook werkten met voorafgaande tool iBabs. Ik heb met Fidici leren werken door het archief zorgvuldig te vullen. Een behoorlijke taak, maar inmiddels ben ik vaardig in het vullen van de bibliotheek en zoeken naar de juiste documenten in de Fidici-omgeving. 

Pauline: Fidici is ons primaire informatiekanaal, alle documenten voor de Raad van Toezicht plaats ik in Fidici. Het is een bibliotheek waar alles in staat. De documenten die hier na de vergadering in worden geplaatst kunnen niet meer worden gewijzigd. Vanuit compliance-oogpunt bezien, is dit een fijne gedachte. Daarnaast is het prettig dat ik de gehele jaarkalender in Fidici kwijt kan. Wanneer iemand op aanwezig klikt, zal de afspraak automatisch in de Outlook agenda verschijnen. 

Floor: Allereerst voldoet Fidici aan de behoefte van onze organisatie. Men moet even inkomen, maar eenmaal gewend is het een goed systeem om de leden van de Raad van Toezicht te bedienen (ongeacht welke rol deze pakken binnen de Raad van Toezicht). Het is handig dat Fidici niet gebonden is aan een specifieke werkwijze: commissies of geen commissies, iedere structuur kan gebruik maken van Fidici. Een ander pluspunt is de beveiliging van Fidici, die erg goed is. Dit is een belangrijk punt vanwege de vertrouwelijke aard van de documenten. 

Floor: Voordat Fidici in beeld kwam bij Pleyade maakten we gebruik van iBabs. Dit was voornamelijk als secretariële ondersteuning. Voor mijzelf als bestuurder had ik behoefte aan meer mogelijkheden dan het enkel kunnen inzien van stukken. Alle features in Fidici misten we voorheen in iBabs, zoals: de ondersteuningstool, het archief en de mogelijkheid om besluiten vast te leggen. Met de verschillende rollen van de Raad van Toezicht als uitgangspunt hebben we de overstap naar Fidici gemaakt. 

Pauline: Geregeld komen de leden van de Raad van Toezicht naar mij toe met de vraag of ik een document kan opsporen in Fidici. Wanneer ik de juiste documenten heb gevonden, moet ik deze eerst downloaden om ze vervolgens via de mail te versturen. Ik zou het in de toekomst een fijne toevoeging vinden om deze documenten vanuit de Fidici-omgeving zelf op te kunnen sturen. 

Floor: Sowieso kijk ik erg uit naar de doorontwikkeling van Fidici. We hopen dat er nog meer praktische functies zullen worden toegevoegd aan de huidige versie van de board portal. Het intern kunnen sturen of labelen van documenten in Fidici, zoals Pauline oppert, is hier een goed voorbeeld van. Gelukkig staan Henk & Arnoud altijd open voor suggesties en kunnen we onze mogelijke toevoegingen in alle openheid met hen bespreken. 

Pauline: Het feit dat ik als bestuurssecretaris makkelijk kan uitzoeken hoe zaken in het verleden zijn afgesproken door middel van de zoekfunctie is een groot voordeel. Gericht struinen door de jungle van Fidici noem ik het ook wel. De documenten en besluiten in Fidici kunnen te alle tijde worden teruggevonden, het is een erg betrouwbaar systeem. 

Floor: Aan andere organisaties zou ik Fidici zeker aanbevelen. Niet alleen gezien het feit dat Fidici op dit moment de enige board portal is die voldoet aan onze eisen, maar ook omdat je met Fidici nooit meer iets kwijt bent. Alle documentatie is gebundeld op één plek wat ervoor heeft gezorgd dat onze vergadering beter gefaciliteerd zijn. Er zit dan ook zeker nog meer potentie in Fidici en ik kijk uit naar 2022 en de verdere doorontwikkeling!

ㅤㅤㅤㅤㅤㅤ