Ruud Klarenbeek kan het best omschreven worden als een ervaren bestuurder en commissaris. Al 25 jaar is hij directeur/bestuurder van de JP van den Bent stichting, die een belangrijke rol speelt binnen de Nederlandse zorgsector. Hierdoor is het van groot belang dat alle interne informatie op orde is en blijft. Hij was dan ook één van de eersten die Fidici mocht uitproberen. Hoe dit bevallen is en hoe Fidici uitkomst bood in de onontkomelijke transitie naar digitaal besturen en toezicht houden, dat leest u hieronder. 

Al vanaf het eerste moment was ik betrokken bij de ontwikkeling van Fidici. 5 jaar geleden hebben we met de JP van den Bent stichting meegedaan aan de Fidici pilot, om de board portal vervolgens ook definitief te implementeren binnen de werkwijze van de organisatie. De belangrijkste reden om Fidici een kans te geven was het feit dat geen enkele organisatie ontkomt aan digitalisering. Voorheen zat iedereen met bergen papier tijdens een vergadering, maar inmiddels heeft de laptop het overgenomen. Daarnaast is digitaal vergaderen door corona in een stroomversnelling terecht gekomen. 

Gedurende deze overgang naar volledig digitaal werken heeft Fidici ons aan de hand genomen en ondersteund. Deze transitie vond namelijk niet van de ene op de andere dag plaats, maar verliep geleidelijk. Niet vreemd, gezien veel bestuurders en toezichthouders 50 jaar of ouder zijn. Op een rustig tempo Fidici invoeren was de manier waarop wij de tool aan iedereen hebben geïntroduceerd. De wijze waarop we intern informatie verstrekken en vastleggen heeft een andere dimensie gekregen. Zo worden (vergader-)stukken niet meer verzonden, maar kunnen deze zelfstandig gevonden worden in Fidici.

Ondanks dat sommigen in het begin moesten wennen aan de nieuwe werkwijze, hebben we doorgezet. Met Fidici heb je namelijk geen excuus meer om een stuk niet te lezen. Alle informatie is te allen tijde online beschikbaar. Erg functioneel! Daarnaast is het handig en belangrijk dat Fidici alle besluiten op een rij zet en dat hier met de archieffunctie effectief in gegraven kan worden. Het vullen van de bibliotheek en de ordening hiervan wordt naarmate veelvuldiger gebruik steeds completer. Het is prettig dat je hier als organisatie zelf invulling aan kan geven. 

Fidici is niet alleen functioneel voor het algemene reilen en zeilen van een organisatie, maar kan ook op andere vlakken bijstaan. Binnenkort zal ik stoppen als bestuurder om met pensioen te gaan, waar veel procedures bij komen kijken. Fidici heeft hier een ondersteunende rol in gespeeld door alle informatie beschikbaar te maken op één plek en alle besluiten met betrekking tot mijn aankomende vertrek digitaal vast te leggen. Hierdoor heeft de Raad van Toezicht een solide informatiebasis om op terug te vallen. Wat rust brengt!

Het vertrouwen binnen de stichting waar ik werkzaam ben als bestuurder is niet per se versterkt door de implementatie van Fidici. Dit vertrouwen was namelijk altijd al erg sterk. De JP van den Bent stichting is een open organisatie waarin iedereen in de Raad van Toezicht gelijke verantwoordelijkheid heeft. Zo hebben we een roulerend voorzitter vanuit de Raad van Toezicht tijdens vergaderingen. Voor deze opzet is bewust gekozen!

Natuurlijk besef ik mij dat deze stichting in dit opzicht geen stereotype Raad van Toezicht heeft. Wel kan ik mij voorstellen dat in andere raden, waar het vertrouwen te wensen overlaat, Fidici een rol kan spelen in het versterken van het vertrouwen tussen de Raad van Toezicht en het bestuur. Het zorgt ervoor dat iedereen gelijk geïnformeerd is en uit dezelfde informatiebron kan putten. Hierdoor kunnen misverstanden voorkomen worden!

Inmiddels werken we bij de JP van den Bent stichting al vijf jaar met veel plezier met Fidici. Een nieuwe digitale werkwijze die geleidelijk is ontstaan, waardoor we op ons eigen tempo mee hebben kunnen varen met de stroomversnelling van de digitalisering. Fidici heeft hier een belangrijke ondersteunende rol in gespeeld. 

Niet alleen voor het bestuur en de Raad van Toezicht heeft Fidici veel betekent, maar ook voor het secretariaat vergemakkelijkt de board portal veel zaken. Waar het op neerkomt: volledige en gelijke informatie. Wanneer iedereen binnen een organisatie gelijk geïnformeerd is en deze bron altijd beschikbaar is, neemt dat veel uit handen. Probeer Fidici en geef er een functionele invulling aan die past bij uw organisatie! 

ㅤㅤㅤㅤㅤㅤ